Identifier, appliquer et respecter les étapes clés

Il y a des négociations très courtes et pratiquement immédiates qui peuvent être clôturées par téléphone, par courriel ou par d’autres moyens, mais il y a d’autres négociations qui exigent un processus très strict.

Par exemple, il y a quelques années nous avons accompagné une négociation pour un client à Paris pour l’achat d’un bien immobilier. L’opération a duré 6 mois, pendant lesquels les deux parties ont été en contact quotidien jusqu’à ce qu’un accord soit conclu. Parce que c’était un bâtiment de 8 étages au centre de la ville avec des milliers de mètres carrés et que de nombreux éléments juridiques et techniques et procédures administratives devaient être traités et prévus. En outre, de nombreuses parties étaient impliquées, y compris des acheteurs et des vendeurs de différents pays.

Chaque négociation consiste en une certaine séquence dans laquelle plusieurs étapes se déroulent. Et, en ce sens, vous devez apprendre à identifier, appliquer et respecter les sept étapes clés de tout processus :

1. Introduire, créer la relation et organiser le processus.
2. Obtenir les faits et les partager.
3. Identifier les motivations des deux parties : leurs intérêts, leurs craintes, leurs ambitions, etc.
4. Imaginer les solutions possibles à la table des négociations.
5. Évaluer les accords potentiels sur la base de critères objectifs.
6. Débloquer, si nécessaire, la situation, en mettant des solutions sur la table (MESORE).
7. Conclure la négociation, en préservant toujours la relation et l’avenir avec l’autre partie

Pour que vous puissiez les mener à bien, examinons-les en détail.

1. Ouverture, introduction et mise en place du processus

Tout d’abord, vous devez répondre à une question fondamentale : faut-il négocier ou non ? Si la réponse est oui, vous négociez, mais ce n’est pas une obligation. N’oubliez pas que vous négociez pour protéger vos intérêts, mais que si vous pouvez les protéger d’une autre manière, vous devez le faire.

Il existe d’autres options, en dehors de la négociation ; le litige au tribunal, l’évitement, la recherche d’un autre interlocuteur, etc.

Une fois que vous aurez couvert les secteurs de la logistique, le processus et l’ouverture de votre négociation, une grande partie de celle-ci dépendra fortement des valeurs culturelles, géographiques et de la culture de l’entreprise.

2. Information et échange

L’objectif de cette section est de vous faire prendre conscience des différents points de vue et d’anticiper toute confusion. Cela se fait par le partage des informations.

Pour atteindre cet objectif, suivez les conseils suivants :

• Assurez-vous que vous parlez bien de la même chose.
• Tous les deux, vous exposez votre point de vue sur les faits.
• Vous devez fournir et échanger les informations nécessaires.
• La communication doit être saine et efficace.

Le dialogue est l’outil le plus important pour vous permettre de surmonter tout problème de communication. C’est la meilleure façon de vous exprimer, et celle qui vous permet d’échanger des points de vue et de trouver des solutions avec les négociateurs. Mais pour avoir un bon dialogue, il est essentiel d’écouter. Il y a une grande différence entre l’écoute en silence et ce que les experts appellent “l’écoute active”. L’écoute active vous aidera à comprendre les souhaits et les intentions de l’autre négociateur, car vous consacrerez votre préoccupation et votre attention au discours de l’autre.

3. Identification des motivations

Dans la négociation, il y a un élément essentiel : les intérêts profonds que vous et le négociateur avez. Quelles sont vos motivations ? Pour les identifier, vous devrez explorer ce qui se cache derrière les positions avancées par les deux parties. Pour obtenir ces informations, vous devrez poser une série de questions, enquêter, chercher, etc.

Et une fois que vous aurez localisé vos motivations et celles de l’autre partie, vous pourrez les classer dans les points suivants :

COURT OU LONG TERME

Ce sont les intérêts qui entrent dans le temps de négociation d’une part, et qui le dépassent d’autre part.

PUBLIC OU PRIVÉ

Les intérêts publics sont ceux que vous pouvez communiquer ouvertement, librement. Les intérêts privés sont ceux qui sont confidentiels, ceux que vous ne devez pas communiquer de quelque manière que ce soit.

PERSONNEL OU PROFESSIONNEL

Les intérêts professionnels sont ceux qui correspondent à la sphère professionnelle. Celles-ci répondent aux défis de la vie de l’individu, et non au négociateur. L’objectif est de s’occuper de la partie privée, en dehors de l’entreprise et de toute activité professionnelle. Dans toute négociation, il y a un intérêt personnel.

    4. Imaginer la solution, apprendre, adapter et influencer

Comment satisfaire vos motivations ? Cette question est essentielle à ce stade de la négociation. À la lumière des intérêts discutés, vous et le négociateur devez faire preuve d’imagination pour trouver des solutions qui puissent vous satisfaire tous les deux.

Pour en arriver là, vous pouvez utiliser les ressources suivantes. Les négociateurs appliquent la technique connue sous le nom de “brain storming” :

• Invitez l’autre partie à créer autant de solutions que possible, en utilisant toutes les variables pour créer une valeur maximale.
• Laissez l’autre personne présenter les solutions en premier si elle le souhaite.
• Soutenez toutes les options à l’aide de critères objectifs.
• Demandez au commerçant d’autres solutions complémentaires.
• Mettez sur la table les solutions les plus attrayantes, notamment celles qui vous permettent de partager équitablement. Ensuite, mettez-les en attente jusqu’à ce que vous constatiez qu’il n’y en a pas de meilleures.
• Si les intérêts ne sont pas ceux escomptés, imaginez ensemble les solutions négociables de la préférence intégrative.
• Lorsque des solutions intégratives ne peuvent plus être imaginées, échangez de nouvelles solutions qui satisfont les intérêts d’une partie sans sacrifier l’autre ou lui nuire

    5. Évaluer avec des critères objectifs

Quelles solutions choisir et pourquoi ? Une fois que vous avez exploré toutes les solutions possibles, vous devez les évaluer en fonction de critères objectifs.

Ces critères objectifs sont les justifications et les preuves qui vous aideront à exprimer quelque chose indépendamment de la volonté.

     6. Débloquer la situation grâce à la MESORE

Que se passe-t-il si une partie rejette l’accord de négociation ? Que se passe-t-il si aucune option satisfaisante pour toutes les parties concernées n’est trouvée ? Que se passe-t-il si une partie quitte la table des négociations ?

Cette situation peut se produire à n’importe quel moment de la séquence de négociation. Lorsque la négociation est bloquée, vous devez analyser les solutions que vous avez en dehors de la table (MESORE), car cela vous donnera confiance en vous et surtout la possibilité de satisfaire vos besoins en dehors de la négociation.

Il n’y a pas de négociation pire que celle où nous n’avons pas de MESORE, puisque nous serons prisonniers, en partie, de la volonté de l’autre négociateur.

     7. Conclure la négociation

Nous parlerons de cette étape dans la prochaine partie du Programme, la quatrième, bien que nous puissions déjà exposer ses deux principales hypothèses :

• Vous êtes parvenus à un Accord. Dans ce cas, il est conseillé de le structurer et de le concrétiser. Mais comment dire OUI ?
• Vous ne parvenez pas à un accord et vous ne voulez pas continuer à négocier. Dans ce cas, vous devez garder à l’esprit que vous pourriez vouloir négocier à nouveau avec cette personne à l’avenir. Essayez donc de vous mettre d’accord sur le désaccord et d’identifier les raisons de l’échec. Y a-t-il eu des problèmes personnels ? Des problèmes dans le processus ? En clarifiant la situation, il vous sera plus facile de reprendre éventuellement les négociations sur une meilleure base.

Aucun accord n’a été conclu, mais vous et l’autre partie souhaitez poursuivre les négociations : Dans ce cas, il est important d’identifier les points de friction et de convenir d’une date et d’un lieu pour la prochaine réunion afin de résumer la négociation.

À ce stade, il est très important que vous découvriez quels problèmes ont empêché un accord entre les deux parties, et si vous pouvez faire quelque chose pour que la nouvelle date soit plus réussie.